Что помогает масштабировать бизнес, увеличивать доход и делать так, чтобы людям было удобно работать в компании? Ответ простой — системы для автоматизации бизнес-процессов. Исследование Агентства инноваций Москвы показало, что внедрение специализированных программ для организации позволяет увеличить выручку на 20–30%.
В статье расскажем, какие процессы можно оптимизировать, и разберем сервисы, помогающие разным отделам: от маркетинга до склада.
С чем сервисы для автоматизации помогают бизнесу
Автоматизацию используют, чтобы делегировать рутинные задачи специализированным программам. Они помогают оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Также это помогает сократить затраты и другие ресурсы компании на разных уровнях. По данным Агентства инноваций Москвы многофункциональный сервис управления проектами ClickUp экономит рабочее время сотрудников на 20% (это около восьми часов в неделю).
Обычно к автоматизации обращаются, чтобы оптимизировать процессы: повысить производительность труда, минимизировать ошибки, сократить издержки, повысить качество сервиса. Это помогает приблизиться к четырем глобальным целям бизнеса:
- Усилить контроль над процессами
Компании вкладываются в системы автоматизации, чтобы эффективнее управлять бизнес-процессами: увеличивать производительность, улучшать клиентский сервис, снижать затраты, быстро решать вопросы, проще и быстрее нанимать сотрудников. - Сэкономить время
Программам можно делегировать рутинные задачи, например отправку шаблонных писем или распределение заявок между менеджерами. Во-первых, это ускоряет процессы и уменьшает количество ошибок. Во-вторых, вместо того чтобы тратить время на эти нужные, но мелкие и однотипные задачи, сотрудники и руководители смогут совершать более целевые действия для увеличения прибыли. - Масштабировать компанию
Автоматизация бизнеса позволяет расширяться без серьезного дефицита ресурсов. Когда в компании всего 10 клиентов в месяц, можно вести учет вручную. Но когда количество заказов возрастает до 10 000 в месяц, обрабатывать данные долго и сложно. Сотрудник потратит все рабочее время на рутинную работу, которую можно с помощью сервисов настроить за пару часов. Конечно, можно нанять больше сотрудников, но проще масштабироваться за счет автоматизации. - Оптимизировать продажи и увеличить доход
Как мы уже говорили в пунктах выше, автоматизированный бизнес может обслуживать больше клиентов. Увеличение производительности приводит к увеличению оборота компании, и при этом она может обходиться меньшим числом сотрудников. В результате расходы на персонал остаются неизменными, а выручка компании растет.
Кому нужна автоматизация бизнес-процессов
Мы рекомендуем автоматизировать бизнес-процессы всем, независимо от размера компании.
Если вы переживаете, что ваша компания еще маленькая, а сервисы дорогие, — на рынке есть множество типовых решений с подходящими тарифами. Мы разберем их в следующем разделе статьи.
Если вы уже переросли малый и средний бизнес — вам нужно искать единую многофункциональную систему. Это позволит автоматизировать все возможные процессы и сэкономить, так как платить нужно будет за один сервис, а не за несколько. Для этого можно разработать индивидуальный проект, который подойдет именно вашей компании. Это дорого, но единая система окупает себя.
Как понять, что нужна автоматизация
Чтобы понять, что автоматизировать, как и с помощью чего, — для начала следует определить необходимые процессы и рассчитать время, которое уходит на их выполнение вручную. Исходя из этого оценить, стоит ли их автоматизировать.
Например, у вас онлайн-школа английского языка. Каждый день у вас было три онлайн-диагностики по 15 минут — с этим справлялся один преподаватель, а в оставшееся рабочее время заполнял документацию, готовился и проводил уроки.
Сейчас в день к вам поступает 20 заявок на диагностику. В этой ситуации времени одного преподавателя не будет хватать, чтобы провести все диагностики, не говоря уже об уроках. Есть два выхода: нанять еще нескольких человек или изменить формат диагностики, например, сделать ее в виде анкеты или теста, тогда анализ будет занимать меньше времени. Второй вариант — один из примеров простой автоматизации.
Какие сервисы помогают автоматизировать бизнес
Сервисы автоматизации бывают разных типов, их классифицируют в зависимости от того, какие процессы они затрагивают и какие задачи помогают оптимизировать.
Для отдела продаж
CRM (Customer Relationship Management) — сервис для управления продажами и клиентским сервисом. Он помогает собирать базу клиентов, обрабатывать заявки и общаться с лидами.
В CRM-системе вся воронка продаж находится перед глазами: вы видите, на каком этапе какие клиенты находятся и по каким причинам. На каждом этапе воронки можно настроить свои автоматические действия: собрать заявки, позвонить или написать клиенту, отправить письмо или документы.
AmoCRM
Система подойдет компаниям, которые работают в сфере B2B (Business to Business) или в консалтинге.
inSales
CRM-система для компаний, продающих товары через интернет-магазин, соцсети или на маркетплейсах.
Для отдела маркетинга
CDP (Customer Data Platform) — сервис, который помогает собирать данные о клиентах со всех источников трафика, сегментировать их, прогревать, коммуницировать с ними. Если CRM-система нужна для управления продажами, то CDP формирует базу клиентов, с которыми отдел продаж сможет впоследствии работать.
Mindbox
Это не только платформа клиентских данных. В системе можно подключить возможность отправлять рассылки, настраивать персонализацию сайта, создавать программы лояльности и триггерные цепочки, чтобы работать с уже привлеченными клиентами.
Carrot quest
Система помогает собрать больше лидов на сайте и в соцсетях, передать их в отдел продаж и организовать общение с клиентами — все в одном окне.
Для отдела кадров
HRM (Human Capital Management) — сервис для автоматизации найма и управления персоналом. Он будет полезен, если в штате уже есть 50 человек или больше.
Эти системы помогают автоматизировать воронку найма, считать зарплаты, вести кадровые документы, а также календарь отпусков и больничных.
Huntflow
Сервис автоматического рекрутинга помогает автоматизировать наем и сэкономить время кадровиков.
WiseAdvice EmplDocs
Система кадрового электронного документооборота. Этот сервис имеет полный список возможностей для автоматизации управления персоналом.
Для бухгалтерии
ECM (Enterprise Content Management) — сервис, который помогает вести электронный документооборот. Упрощает и ускоряет работу с документами и всеми видами отчетности.
СБИС
Многофункциональная программа, которая позволяет эффективно управлять большим объемом задач на предприятии. Интуитивно понятный интерфейс делает использование программы максимально простым и удобным. Система помогает оперативно решать вопросы, связанные с розничной и оптовой отчетностью. Также в одном месте находятся электронный документооборот, бухгалтерская отчетность и управление складом.
«Контур. Диадок»
Простая и понятная система электронного документооборота. Если вы пользуетесь другими сервисами «Контура», то лучше использовать его, чтобы оставаться в одной экосистеме.
Для склада
WMS (Warehouse Management System) — сервис, с помощью которого управляют запасами, ведут учет с момента поставки товара на склад и до его отгрузки. Без этих программ компании невозможно расти и масштабироваться — весь учет поставок и отгрузок ведется в подобных системах.
«Мой склад»
В одной системе объединено все, что нужно для управления торговлей: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики.
K50 Ecom
Этот сервис проще, чем такая CRM-система для склада, как «Мой склад». Он подойдет тем компаниям, которые продают через интернет-магазин и на маркетплейсах. K50 Ecom позволяет делать то же, что на маркетплейсах, только быстрее, проще и в одной программе.
Полезные ссылки
Чтобы лучше разобраться в теме автоматизации и посмотреть, какие еще есть возможности, прочитайте эти статьи:
- «CRM-система: что это и в чем польза». В этой статье подробно рассказали, что такое CRM и как она помогает продавать.
- «Как собрать отдел продаж и выстроить его работу». Рассказали о пяти важных правилах, которые помогают настроить работу отдела продаж, а еще привели примеры из опыта нашей sales-команды.
- «Как внедрить в компании новые диджитал-сервисы». Поделились, как правильно внедрить диджитал-сервисы в работу бизнеса и бесшовно перейти на удобные цифровые инструменты, чтобы они точно прижились и приносили пользу.
- «Чат-боты: где применять и как создать». В статье подробно рассказали о том, что такое чат-бот, как его создать без навыков программирования и чем могут быть полезны чат-боты для бизнеса. Также можно почитать статью «Чат-боты: как создать самостоятельно в конструкторе», если собираетесь попробовать этот инструмент без привлечения специалистов.
- «Обзор сервисов для онлайн-записи клиентов на сайте». Есть специализированные системы для ниш (салонов красоты, клиник или автосервисов) и универсальные системы для бизнеса любого размера и направления. В этой статье мы разобрали одни из самых популярных сервисов.